MAGAZYNY I HANDEL

Obsługa magazynów w przedsiębiorstwach przemysłu mięsnego jest dużo bardziej skomplikowana niż w większości innych przedsiębiorstw. W niektórych magazynach konieczne jest ewidencjonowanie ilości w dwóch jednostkach miary niezależnie, np. półtusze w sztukach i kilogramach. Dodatkowo podczas magazynowania mogą się pojawiać ubytki lub przyrosty masy.

Program HPS Tytan potrafi sprostać tym wymaganiom i automatycznie rozliczać zarówno przyrosty jak i ubytki. Odbywa się to w momencie, gdy użytkownik nadaje ostatnie ważenie podczas pobierania towaru z danego magazynu i wskazanej partii.

W programie można rejestrować zarówno zamówienia od odbiorców jak i do dostawców. W pierwszym przypadku zamówienia przesyłane elektronicznie mogą być automatycznie wczytywane do naszego programu. W drugim przypadku zamówienie może być wysłane elektronicznie do dostawcy.

Na szczególną uwagę zasługuje możliwość zamawiania towaru w jednej z dwóch jednostek miary. Przykładowo odbiorca może zamówić 20 kg schabu, albo 10 schabów, nie zwracając uwagi na ich masę.

Dla każdego sprzedawanego towaru użytkownik może przypisać magazyn, z którego będzie on wydawany. Robi się to raz w definicji danego towaru. Dzięki temu na jednym zamówieniu można umieścić towary wydawane np. z magazynu mięsa świeżego, magazynu wędlin oraz magazynu konserw.

Od sprawności pracy ekspedycji zależy terminowość dostaw oraz zadowolenie odbiorców. W przypadku towarów sprzedawanych luzem do realizacji zamówień wykorzystywane są terminale wagowe. Jeśli towary są zapakowane i posiadają etykiety (obecnie zdecydowana większość sprzedaży), niezastąpionym urządzeniem jest mobilny komputer wyposażony w skaner kodów kreskowych.

Pracownik magazynu na swoim urządzeniu (terminal lub komputer mobilny) może w dowolnym momencie wyświetlić listę zamówień do zrealizowania, przy czym lista ta może się wyświetlać w ustalonej kolejności zależnej od godziny odbioru towaru z magazynu lub godziny oczekiwanej dostawy do odbiorcy. Po wybraniu konkretnego zamówienia użytkownik widzi wszystkie zamówione pozycje. W trakcie ważenia lub skanowania kolejnych towarów ilość pozostała do zrealizowania ulega zmniejszeniu - odpowiednio ubywa kilogramów lub sztuk. Gdy pracownik wyda zamówioną ilość towaru, dana pozycja znika z zamówienia i może przystąpić do wydawania kolejnych pozycji. W razie braków towarowych istnieje możliwość wydania mniejszej ilości niż zamówiono albo wydania towarów zastępczych. Jeśli trzeba poczekać na wyprodukowanie jakiegoś towaru, to w dowolnym momencie można wstrzymać realizowanie danego zamówienia i powrócić do niego później.

Jak wspomniano powyżej, każdy towar może być przypisany do konkretnego magazynu. Dzięki temu pracownikowi danego magazynu wyświetlają się tylko te towary, które go dotyczą. Zamówienie może być jednocześnie realizowane przez wielu magazynierów z różnych magazynów, a w przypadku wyjątkowo dużych zamówień również przez kilku magazynierów z jednego magazynu. Zamówienie uznawane jest za przygotowane do wysyłki, gdy zostanie zrealizowane na wszystkich magazynach. Zakończenie zamówienia może spowodować automatyczne wydrukowanie kompletu dokumentów magazynowych oraz faktury.

Większość dokumentów magazynowych w programie HPS Tytan powstaje automatycznie w wyniku rejestrowania ważeń na terminalach wagowych lub w wyniku skanowania etykiet. Oczywiście możliwe jest również ręczne wprowadzanie dokumentów. Na podstawie dokumentów magazynowych można automatycznie tworzyć faktury, zarówno zakupu jak i sprzedaży, przy czym jedna faktura może powstać na podstawie wielu dokumentów magazynowych. Jest to przydatne w sytuacji, gdy jedna dostawa zawiera towary z różnych magazynów lub gdy dostawy odbywają się często, a fakturowanie np. raz w tygodniu. Jeśli pojawi się taka potrzeba, to jedna grupa dokumentów dotycząca jakiejś transakcji może się składać z dowolnej ilości dokumentów magazynowych i dowolnej ilości dokumentów handlowych.

Unikalną cechą programu HPS Tytan przeznaczoną specjalnie dla zakładów mięsnych jest możliwość automatycznego naliczania ubytków transportowych. Procentowe wartości ubytków transportowych można zdefiniować indywidualnie dla każdego towaru. W programie może być wiele tabel ubytków transportowych, a poszczególne tabele mogą być przypisane do kontrahentów i ich miejsc dostaw. Dzięki temu dla kontrahenta znajdującego się w dużej odległości od zakładu ubytki mogą być większe, a dla kontrahenta znajdującego się blisko mniejsze. Wykorzystanie tabel ubytków transportowych pozwala wydać z magazynu 100 kg towaru, a zafakturować np. 99,5 kg. W ten sposób unikamy reklamacji odbiorców i konieczności wystawiania faktur korygujących.

Program obsługuje kontrahentów posiadających wiele miejsc dostaw, np. sieci sklepów. Rozbudowany mechanizm cenników oraz opustów może być wykorzystywany do kształtowania jednolitej polityki cenowej dla danego kontrahenta lub też pozwala na niezależne ceny i opusty dla każdego miejsca dostawy. Pozwala to np. na prowadzenie akcji promocyjnych uzależnionych od regionu.